Som mødearrangør har du helt styr på, hvad dit vigtigste budskab til deltagerne er. Men ved du, hvad deltagerne rigtig gerne vil høre og opleve? Hvilke udfordringer, de slås med i øjeblikket? Hvad de er irriterede over, hvad de glædes over, hvad de spejder efter løsninger på?

Det er en rigtig god start at være skarp på, hvad du og dit bagland gerne vil have ud af mødet og hvad formålet er. Men det er ligeså vigtigt at kende deltagernes behov og forventninger, for at kunne fange deres opmærksomhed og stille dem tilfredse. Og for at kunne overraske dem. Det vil gøre deltagerne meget mere positivt indstillede over for dine hensigter som arrangør og øger sandsynligheden for, at budskaberne synker ind.

Tre deltagerbehov

Deltagere har grundlæggende tre behov, når de deltager i store møder.
De vil gerne:

–    blive klogere undervejs
–    møde nogle nye mennesker
–    få ny energi og gejst

Det kræver noget af dig. Mod! Mod til at tænke nyt omkring, hvad der skal ske på scenen – og mod til at sætte aktiviteter på programmet, hvor deltagerne kommer op af stolen, gør noget meningsfuldt sammen og derigennem møder hinanden.

“Der var ikke noget nyt”

Mange deltagere klager ofte over, at de ”ikke har hørt noget nyt” fordi der er en tendens til at booke de samme oplægsholdere igen og igen – der siger det samme, som de altid plejer. Samtidig er det en realitet, at netop kendte oplægsholdere sælger billetter (eller vækker positiv opmærksomhed omkring et program).

Der er altså flere modsatrettede deltagerbehov, der skal tilgodeses her, og som arrangør kan du løse det ved at blande kortene: Sørg for at booke både et stort trækplaster og ukendte oplægsholdere med noget nyt og spændende på hjerte.

Meningsfyldte aktiviteter

Sørg dernæst for, at de gode oplæg i plenum afløses af deltagerinvolverende aktiviteter, der er med til at skabe god kontakt mellem deltagerne, og som hjælper med at fordøje indholdet. Og her taler vi ikke om sjove øvelser for sjovs skyld. Erfaringen viser, at du får større succes med aktiviteter, som har grobund i mødets indhold, fordi de opleves som mere meningsfyldte.

Men glem ikke grinet – give gerne deltagerne anledning til at more sig sammen undervejs, så der sættes en varm stemning. Det bidrager nemlig til at deltagerne går fra mødet med fornyet energi.