Forestil dig, at du ankommer til et middagsselskab, hvor hoveddøren står på vid gab, men der er ingen til at tage imod dig. Når du sætter dig ned ved middagsbordet, så nikker nogle af de andre gæster høfligt, mens andre slet ikke kigger på dig. Og værten står konsekvent med ryggen til, og har supertravlt med at gøre klar til middagen. Sådan starter mange store møder, set med deltagernes briller.

Værtskab

Tænk på dit næste møde som et middagsselskab. Selvom I måske er flere personer i arrangør-gruppen, så er det stadig vigtigt at sørge for, at I beslutter på forhånd, hvem der skal tage værtskabet på sig. Måske er det dig som projektleder, måske er det topchefen/formanden, eller måske er det hele sælgerstaben? Uanset hvad, så handler værtskabet om at være synlige: Byd velkommen ved indgangen, giv hånd, tal med folk, og vær til stede. Når det officielle program starter, vil moderatoren også få en vigtig rolle i værtskabet og være toneangivende for, at der skabes en rar og uformel mødestemning.

Stemning

Og netop stemningen er en lidt overset dimension i mødeplanlægningen. Den bør der arbejdes bevidst med, for der ligger en kæmpe ur-kraft gemt her – når vi føler os godt tilpas, så slapper vi mere af. Og i denne tilstand af emotionel velvære opstår der nærmest mødemagi! For her er vi mere tilbøjelige til at være imødekommende og åbne for anderledes ideer. Vi tør møde de andre deltagere, og vi kaster os sig hurtigere ud i nye eksperimenter. Alt sammen oplevelser, der skaber højere udbytte for deltagerne.

Mestringsfølelse

På engelsk findes der er godt udtryk til at beskrive, hvilken følelse deltagerne har med sig hjem fra et møde, hvor de er blevet positivt bemærket og bekræftet: Self-efficacy. Det kan bedst oversættes som en mestringsfølelse: Jeg er dygtig, og jeg kan håndtere fremtidens udfordringer inden for mit felt.

Så kom folk i møde på dit møde. Det får I alle mere ud af.